חבל על הזמן: כך תנהלו את שעות היום בצורה נכונה ויעילה

ניהול זמן הוא מיומנות חשובה ומרכזית שעלינו ללמוד בחיים – האישיים והעסקיים. סוגיית ניהול הזמן חוזרת שוב ושוב בעבודתי, הן בקרב שכירים והן אצל בעלי עסקים עצמאיים. לכולם אני אומרת: ״אתם לא באמת יכולים לנהל את הזמן, אתם יכולים לנהל רק את עצמכם!״.

אם נשמור על כללים מסוימים שיהפכו להרגלים ולחלק משיטת העבודה שלנו, נוכל לעבוד בהספק גבוה וביעילות רבה.

חשוב או דחוף?

ההבדל בין שתי ההגדרות הללו הוא גדול, אך גם מטעה. למשל, לשלם חשבון חשמל זה חשוב או דחוף? תלוי. אם מועד התשלום האחרון זה היום, אז אם לא תשלם עכשיו – ינתקו לך את החשמל. לכן זה דחוף. אבל אם בתחילת החודש אתה עושה לעצמך תזכורת לשלם את חשבון החשמל ואתה רק צריך לדאוג לבצע את זה – זה נהיה חשוב. לעומת זאת, אם יש לך הוראת קבע בחשבון הבנק והתשלום מתבצע באופן אוטומטי, אז העניין לא מטריד אותך והוא לא דחוף ולא חשוב, זה נהיה חלק מהיום-יום.

האמת היא שכמעט אף פעם אין לנו דברים דחופים בחיים. ואם כן, זה אומר שאולי לא היינו מדויקים או ברורים מספיק, ואז דברים יצאו מהקשרם ומהגדרתם הראשונית ונהיו דחופים. יש לזכור שטיפול בדברים דחופים צריך לקחת לך כשעה ביום. אם זה מעבר לכך, סימן שהיום שלך לא מסודר וכל דבר קורה בדקה ה-90 ומרגיש כמו מקרה חירום.

לרוב, אנחנו מגדירים משהו כ״חשוב״, כי הוא מפריע לנו כרגע. כמו שיש אבן קטנה בנעל – היא מגבילה, מפריעה ומקשה על ההליכה, וחייבים להוציא אותה עכשיו. למעשה, הכל תלוי בדרך בה אתם רואים את החיים. הכל תלוי בכם: איך אתם קובעים את הדברים בחיים שלכם.

איך לסדר את הזמן בצורה נכונה ויעילה?

דבר ראשון, דברים שהם קבועים אצלנו, יש לעשות אותם בימים ובזמנים קבועים, כל יום בשבוע לבצע מטלה אחרת.

לדוגמה: אם את מנהלת משק בית, תחליטי באיזה יום בשבוע את עושה כביסה, באיזה יום קניות, באיזה יום ספורט, באיזה יום את התשלומים וכן הלאה. אם אתה מנהל עסק, חשוב שתגדיר מראש באיזה יום אתה עורך את הישיבה שבועית, באיזה יום אתה עושה כספים וכדומה.

אגב, אני מזכירה שבעסק הישיבה השבועית היא מאוד חשובה ואין לוותר עליה! היא מאפשרת לכל העובדים לדעת מה כל אחד צריך לעשות ומתי, לאורך כל השבוע. ברגע שאתה מדבר רק על היום, אתה מדבר רק על מה שדחוף, על כיבוי שריפות. וכיבוי שריפות זה לא נחשב לבנות חברה מצליחה.

מתי מומלץ לקיים את הישיבה? יש לקחת בחשבון שיום שני הוא בדרך כלל יום קשה; מצטברים דברים מסוף השבוע וצריך לכבות את השריפות האלו ומצד שני, אתה רוצה להכניס את העובדים לקצב של הדברים שיש לעשות בשבוע הקרוב. גם יום חמישי הוא לא אפקטיבי לקיום ישיבות, כיוון שלאחר מכן כולם יוצאים הביתה לסוף השבוע ולא בטוח שיזכרו עד יום שני על מה דובר בישיבה. על כן, לדעתי, יום שלישי או רביעי הם האידאליים לקיום ישיבת חברה שבועית. יש מספיק זמן לחשוב על מה דיברתם, לעבד את
הנתונים ולהתחיל לפעול כדי להפוך את זה למציאות - עוד השבוע.

לסיכום, בזכות תכנון נכון ומראש לא צריך לחשוב באיזה יום עושים מה ואז, או שלא מספיקים לעשות את כל מה שרצינו, או שהכל נהיה מאוד ספונטני ולחוץ. הידיעה מה עומד לקרות נותנת לנו את השליטה, היא נותנת חופש מחשבתי שמביא לניצול נכון של הזמן שלנו. איבוד שליטה זה לא לדעת מה מחכה לך מעבר לפינה. כן, זה יכול להיות משהו מאוד נחמד, אך באותה מידה, יכול להיות שלא.

הגדרת זמנים ברורים

בעידן המודרני והטכנולוגי של היום, בו הסלולארי מכתיב לנו את קצב החיים, אם לא נגדיר זמנים ברורים במהלך היום של מתי מטפלים במה, לא נהיה מרוכזים בכלום. הרי בכל רגע נתון זורם אלינו מידע – שיחות, אימיילים, הודעות טקסט, רשתות חברתיות ועוד. אם לא נגדיר מראש, אנחנו נהיה עסוקים כל היום סביב הסלולארי ולא נגיע לעשות את מה שהיה לנו בלוח הזמנים.

לדוגמה, אם אתה באמצע ישיבה שבועית עם העובדים שלך ונכנסה לך הודעת טקסט ואתה קורא אותה, דבר ראשון עליך להחליט אם להשיב עליה כעת או לחכות שהישיבה תסתיים. אם ענית עליה מייד, זה הוציא אותך מהריכוז, פספסת על מה המשיכו לדבר בישיבה, ולא בטוח שתזכור על מה דיברתם קודם.

אם החלטת לא לענות ולחכות, ההודעה הזו עדיין תמשיך להדהד לך בראש עד שתענה. צודקת? תהיו אמיתיים לרגע עם עצמכם ותחשבו: כמה פעמים ביום וכמה זמן בכל פעם אתם מבזבזים על המדיה? בודקים את הפייסבוק והאינסטגרם, שולחים הודעות בוואטסאפ, קוראים אימיילים וכו׳. יותר מדי זמן, נכון? זאת המציאות: המדיה היא בכל מקום והיא שולטת בנו.

אז איך מטפלים בזה? מומלץ לבדוק אימיילים שלוש פעמים ביום: דבר ראשון בבוקר, לראות אם היה משהו דחוף מאוד מהיום שלפני. פעם שנייה לקראת הצהריים, בסביבות השעה 30:11 ,לראות אם יש דברים שחייבים טיפול עד
סוף היום. ופעם אחרונה ב- 3 אחרי הצהריים, לראות אם נכנס משהו עקרוני שיש לטפל בו עד מחר בבוקר. אם תהיה אובססיבי ותבדוק אימיילים כל כמה רגעים אתה הופך את האימייל שפתחת לחשוב, גם אם הוא לא מאוד כזה, וזה יפריע לך לעשות דברים אחרים. וכך אתה לא שולט בזמן של עצמך.

פרפקציוניזם היא כן מילה גסה!

אנשים אוהבים להגיד על עצמם שהם פרפקציוניסטים. אך לעשה אלו הם אנשים שכל הזמן מזכירים לעצמם מה הם לא יכולים. פרפקציוניסט הוא מישהו שאלא אם כן זה מושלם, הוא אף פעם לא יהיה
מרוצה מעצמו ומאחרים. והיות והוא זה שמחליט מה מושלם עבורו, הדרך בה הוא מסתכל על הדברים לא מדויקת, לא סובייקטיבית. הרי מושלם זה דבר יחסי - מושלם ביחס למצב היום? מושלם ביחס לעובד הכי גרוע בחברה, או לעובד הכי טוב?
פרפקציוניזם זה מעין הענשה עצמית; אתה אף פעם לא ממש מרוצה ממה שיצא לך ואתה נהיה איטי יותר בביצוע משימות כי כל דבר אתה בודק כמה פעמים ואתה כל הזמן רוצה יותר.

האצלת סמכויות כדרך המלך

הדרך המושלמת לניהול זמן נכון היא להעביר אחריות לאחרים, לתת להם לעשות דברים שאתה לא יכול, לא יודע או אפילו לא רוצה לעשות. אם אתה הבוס בחברה, דבר חשוב הוא לדעת לתת את המושכות לעובדים שלך ולא לחשוש להאציל סמכויות; אם כל הזמן תבדוק את העובד שלך אחרי שביקשת ממנו לעשות מטלה מסוימת, הוא יבין שזה שאתה בודק אחריו אומר שבסוף אתה זה שתעשה

את המטלה, אז למה לו לטרוח? כמו ילדים – אם הם ידעו שאמא מבקשת כל הזמן לסדר את החדר, אבל בסוף היא זו שמסדרת – הם בחיים לא יזיזו את עצמם להתחיל לסדר. הרבה יותר פשוט ומהיר לתקן טעות של מישהו אחר מאשר לעשות הכל בעצמך. בכדי לצמצם טעויות
אפשריות, תדאג להסביר את עצמך הכי טוב שאתה יכול, ואז גם תוודא שהבינו אותך. מעבר לכך, אל תגיד לעובד שלך רק מה אתה צריך, תסביר לו גם למה אתה צריך את זה, מה אתה מנסה להשיג. כך יהיה לו יותר קל לתת לך את התוצאה שאתה מחפש, והוא יוכל להיות יצירתי ופורה יותר בעבודתו.
הנ״ל תקף גם אם אתה שכיר: תשאל את הבוס מה חשוב לו ומה הוא רוצה. כך תוכל לסדר לעצמך למהלך כל השבוע מתי לטפל במה, בהתאם למשימות שהבוס מבקש שתבצע.

בוס זה מישהו שאחרים עושים את העבודה בשבילו. אם אחרים עושים הכל בשבילך ואתה רק תכוון ותתקן אותם במידת הצורך – תגיע רחוק.

רקפת אהרון הינה בעלת חברת A Rakefet ,לפיתוח אישי ועסקי.

ב-25 שנים האחרונות היא ליוותה עשרות אלפי אנשים להצלחה בעסקים ובחיים, תוך עזרה ביצירת בהירות מחשבתית וחיבור בין העולם האישי לעסקי.
manager@rakefet-a.com | 818-970-2080 | 833-COOL-COACH